Virtuaalisesta yhteistyöstä

Joululla ja virtuaaliyhteisöillä on yhteinen nimittäjä: lahjojen antaminen.

Kulunut vuosi oli loppujen lopuksi tuottelias - siitä huolimatta, että en kirjoittanut paperille asti kuin kolme konferenssiartikkelia ja yhden draftin lehteä varten. (Lisäksi joulun alla on ilmestynyt suomenkielinen Tietojohtaminen tutkimusalueena -kirja, johon kollegani kanssa kokosimme yhden osaluvun.) Aiemmin kirjoitettuja julkaisuja tuli kuitenkin runsaasti ulos ja kaksi niistä journalissa. Tekstiä on syntynyt jopa siinä määrin, että osa siitä on juuttunut pöytälaatikkoon.

Ohessa on virtuaaliyhteistyötä käsittelevä poikkeuksellisen epätieteellinen poiminta artikkelista, joka ei koskaan päätynyt kirjaan asti. Toivottavasti siitä on jollekin käyttöä esimerkiksi johdantona opinnäytteen aiheen löytämiseen.

----

"Internet on loistava esimerkki keinotekoisesta yhteisestä hyödykkeestä. Mikroprosessorit ja viestintäverkostot olivat vain konkreettinen osa netin menestystä: yhteistyöhön perustuvat sosiaaliset sopimukset ovat osa sen perusrakennetta. Internet perustuu uudenlaisiin yhteistyön muotoihin; samalla se myös mahdollistaa niiden olemassaolon viestintäteknologian avulla. Tällä uudella sosiaalisella sopimuksella voidaan luoda ja ylläpitää yhteisiä hyödykkeitä eli toisin sanoen yhteisessä käytössä olevaa tiedon lähdettä." (Rheingold: Mobiilijoukot, 2003, s. 53)

Virtuaalisuuden käsitettä käytetään sekä tieteessä että arkipuheessa monessa eri merkityksessä. Järvenpään & Leidnerin (1998) mukaan 'virtuaalinen' organisaatio käsittää läpinäkyvät rajat ja rajapinnat sekä nopeasti muotoutuvat ja uudelleenorganisoituvat sosiaaliset rakenteet, jotka pystyvät ylittämään ajalliset, tilalliset ja kulttuuriset erot. Yleisesti virtuaalisuudella viitataan potentiaaliseen ja oletettavaan ilmiöön (lat. virtualis), joka ei ole aktuaalinen, olemassa oleva (Shields, 2003: The Virtual). Ilmiötä on tarkasteltu myös todellisuuden vastakohtana, epäaitona jäljitelmänä. Näkökulmasta ja havaitsijasta riippuen virtuaalisuus voidaan siis ymmärtää joko aidoksi tai epäaidoksi.

Teknologian välityksellä rakentuneet sosiaaliset suhteet ovat osa ihmisten arkielämää. Yksi virtuaalisuuden keskeinen tarkastelukohde onkin moderni, välitteinen kommunikointi ja internetin tuella rakentuneet alakulttuurit. Yritysten näkökulmasta tämä kehityskulku avaa monia houkuttelevia näkymiä: joustavuutta, tehokkuutta, uutta tietoa ja innovaatioita.

Muutos kohti teknologiavälitteistä yhteistyötä on edennyt organisaatioissa nopein askelin. Virtuaalisuus lupaa organisaatiolle paljon, mutta se ei ole patenttiratkaisu yhteistyön haasteisiin. Pohjimmiltaan kyse on yksilöiden ja ryhmien kyvystä ja motivaatiosta hyödyntää virtuaaliteknologiaa osana sosiaalista vuorovaikutusta. Taitavalle organisaatiolle tietoverkot tarjoavat kanavan esimerkiksi vertaisryhmien rakentamiseen, joustavaan tiedon tuottamiseen sekä jatkuvaan vuoropuheluun kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa.

Virtuaaliyhteisöt

Organisaatioissa virtuaalisuuden haasteita ja mahdollisuuksia on tarkasteltu lähinnä virallisten työ- ja projektitiimien toimintaan heijastamalla. Internet ja sosiaaliset mediat tarjoavat kuitenkin luontevan kasvualustan myös epävirallisille ja perinteiset organisaatiorajat ylittäville yhteisöille. Tämä on uuden tiedon luomisen ja innovatiivisuuden näkökulmasta ensiarvoisen tärkeää.

Virtuaaliyhteisöt ovat sosiaalisia ryhmittymiä, joiden jäsenillä on jokin yhteinen kiinnostuksen kohde ja jotka hyödyntävät informaatio- ja kommunikaatioteknologiaa keskinäisessä vuorovaikutuksessa.

Perinteinen yhteisöllisyys on saanut rinnalleen vahvasti yksilöllisistä lähtökohdista nousevat kuvitteelliset eli imaginaariset yhteisöt. Niiden jäsenyydet kumpuavat esimerkiksi kulttuurisista tekijöistä, ammatti-identiteeteistä, harrastuksista, tyyleistä ja kulutukseen liittyvistä valinnoista . Palveluina yhteisöt voivat olla laajoja ja globaaleja (Wikipedia, MySpace, YouTube) tai pieniä kapealle segmentille suunnattuja, kuten erilaiset harrastusyhteisöt. Käytännössä suurimmatkin yhteisöt muodostuvat alayhteisöistä, jotka voivat olla esimerkiksi maakohtaisia, paikallisia tai intressilähtöisiä.

Jäsenet jakavat keskenään tietyn intressin, jonka pohjalta he rakentavat toiminnalleen raamit ja normit ja omaksuvat itselleen sopivan roolin osana yhteisöä. Toiset ottavat vastuulleen johtamisen, toiset aktiivisen tiedon jakamisen ja yhdessä tekemisen, useimmat tyytyvät seuraamaan ujoina sivusta.

Avainilmiöitä kaikkien virtuaaliyhteisöjen ytimessä ovat vapaaehtoisuus ja sisällön käyttäjälähtöisyys.

Yrityksille yhteisöt tarjoavat epävirallisen, organisaatiorajat ylittävän alustan tiedon jakamiseen ja työstämiseen. Ne tukevat sekä sisäistä että ulkoista yhteistyötä. Sisäiset asiantuntija- ja käytäntöyhteisöt voivat tehostaa tiedon paikantamista, kollektiivista ongelmanratkaisua, oppimista ja parhaiden käytäntöjen leviämistä jatkuvana prosessina mahdollisimman alhaisin kustannuksin. Virtuaalinen käytäntöyhteisö voi siis paitsi tukea organisaation innovatiivisuutta, myös olla itsessään innovaatio (vrt. Rice, 1993).

Yhteistyö on ennen kaikkea keskustelua ja vuorovaikutusta. Hajautuneiden organisaatioiden merkittävimpiä ongelmia on vuorovaikutuksen typistyminen pelkästään rutiininomaisiksi raporteiksi ja hallinnollisten asioiden käsittelyksi. Ollakseen hedelmällisiä tiimit tarvitsevat jatkuvaa yhteyttä, tilaa ja aikaa erilaisten keskustelujen käymiseen; satunnaiset kasvokkaiset tapaamiset eivät yksin riitä. Tämän vuoksi on ensiarvoisen tärkeää, että organisaatio ymmärtää erilaisten vuorovaikutustapojen mahdollisuudet ja rajoitteet ja osaa hyödyntää virtuaalisia teknologioita sosiaalisen kanssakäymisen tukena. Toisin sanoen on tietoisesti panostettava virtuaalisten sosiaalisten tilanteiden luomiseen.

Ulkoisen yhteistyön näkökulmasta virtuaaliyhteisö on ainutlaatuinen mahdollisuus kommunikoida suoraan asiakkaiden, kumppaneiden ja kilpailijoiden kanssa ja tuoda näin uusia näkökulmia innovaatioiden johtamiseen. Asiakkaiden suuntaan yhteisöjä hyödynnetään muun muassa tuotekehityksessä, brandien rakentamisessa, palautteen keräämisessä ja laadunhallinnassa. Tuotekehityksessä yhteisö tukee alkuvaiheen ideointia, tuotteen suunnittelua ja eri versioiden testausta. Ennen kaikkea yhteisö tarjoaa alustan jatkuvaan dialogiin ja vuorovaikutukseen, jonka pohjalta tuotteita on mahdollista kehittää ja parantaa pienin askelin ja asiakkaan tarpeita kuunnellen. Tehokkuutta parantaa suora yhteys käyttäjiin ja heidän tavoittamisensa hyvin alhaisin kustannuksin.

Virtuaalinen yhteistyöympäristö on ollut luonnollinen kasvualusta modulaarisille ohjelmistoille, mutta yhteisöjä hyödynnetään kasvavassa määrin myös muissa tuotteissa ja palveluissa, ulottuen fyysisenkin maailman tuotteisiin. Etulinjassa tätä kehitystä ovat hyödyntäneet esimerkiksi autoteollisuus ja urheiluvälinevalmistajat.

Himasen (2007) mukaan "...avoin innovaatiomalli nojaa käyttäjälähtöisyyteen. Kilpailuetu riippuu entistä enemmän siitä, kuinka tehokkaasti yritys pystyy vastaanottamaan palautteen asiakkaiden toiveista, tarpeista ja omista jatkoinnovaatioista, integroimaan ne tuotteeseen ja saattamaan nopeasti markkinoille."

Rajat ylittävä innovaatioympäristö ei kuitenkaan ole itsetarkoitus, ja on tärkeää ymmärtää, että mitä tahansa yhteistyötä ei voi tehdä virtuaalisesti. Erityisesti laajojen ja kompleksisten tuotekehitysprojektien läpivieminen voi olla haasteellista, koska eri osapuolten intressien yhteensovittaminen ja ristiriitatilanteiden ratkaiseminen on hidasta. Virtuaalisuuden asteessa ei siis ole kyse maksimoinnista vaan optimoinnista ja tasapainon löytämisestä.